Conservazione sostitutiva - Contabilità digitale più semplice

Più semplice la tenuta della contabilità digitale.  La legge di conversione del decreto Sviluppo - legge 12 luglio 2011, n. 106, pubblicata sulla «Gazzetta Ufficiale» 160 del 12 luglio - ha infatti inserito nel Codice civile, con la modifica dell'articolo 2215-bis, la semplificazione di procedure e tempistiche per la tenuta in modalità informatica di libri e scritture.

Fonte: Il Sole  Ore

Le nuove regole spostano da trimestrale ad annuale il termine entro il quale firma digitale e marca temporale devono essere apposte sulle scritture: potranno essere applicate da subito per la tenuta informatica di libro giornale, libro inventari, delle altre scritture connesse alle dimensioni dell'impresa (libro mastro, libro cassa eccetera) e dei libri sociali a partire dall'anno contabile in corso.
In base al nuovo articolo 2215-bis, gli obblighi di numerazione progressiva e vidimazione dei libri devono quindi essere assolti una volta all'anno, attraverso l'apposizione di firma digitale e di marca temporale da parte dell'imprenditore odi un delegato.
Questa modalità di tenuta, alternativa a quella tradizionale su carta, presenta indubbi vantaggi in termini di semplificazione e riduzione degli oneri a carico delle imprese (tra cui l'eliminazione dei costi per la vidimazione dei libri) e garantisce parità di efficacia probatoria.
Il comma 2 dell'articolo 2215-bis definisce infatti le registrazioni contenute nei libri informatici, dalle quali è possibile effettuare riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge. L'efficacia probatoria in base agli articoli 2709 e 2710 del Codice civile è poi esplicitamente sancita comma 5.
L'efficacia è tecnicamente consentita dalle procedure informatiche di apposizione di firma e marcatura elettronica la firma digitale garantisce provenienza e immodificabilità dei dati registrati, mentre la marca temporale ne assicura una datazione certa e opponibile ai terzi.
Stampa su carta e tenuta digitale sono quindi procedure alternative con lo stesso obiettivo: una volta all'anno libri e registri devono essere' cristallizzati" in modalità tali da non poter essere in alcun modo modificati.
In pratica l'impresa dovrà quindi dotarsi di un sistema informatico che consenta ogni anno l'acquisizione dei dati dal gestionale, la loro conversione in un documento informatico statico non modificabile e l'apposizione di firma e marca rilasciate da un certificatore accreditato.